Protocole de domiciliation d’entreprise

LCB / FT: Lutte contre le blanchiment des capitaux et financement du terrorisme.

L’essentiel contre blanchiment et terrorisme

Le système d’évaluation et de gestion des risques est essentiel pour lutter contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. Il regroupe les mesures techniques et organisationnelles mises en place par les professionnels pour repérer efficacement les activités suspectes et les signaler à Tracfin. Grâce à ce système, les professionnels peuvent identifier, analyser et contrer les risques liés au blanchiment d’argent et au financement du terrorisme en appliquant des mesures de prévention, d’atténuation ou d’élimination.

Pour qu’un contrat de domiciliation soit valide, il y a plusieurs conditions. Tout d’abord, la domiciliation de votre entreprise ne doit pas avoir un rapport avec nos contrat de prestation de services, elle doit faire l’objet d’un contrat spécifique.

Le contrat doit être de 3 mois minimum et doit comporter le numéro d’agrément préfectoral.

Pour finir, une fois le contrat rompu, le dossier client doit être conserver minimum 5ans après.

Protocole interne de domiciliation d’entreprise pour la LCB/FT

Travail de recherche à effectuer avant d’accepter une demande de domiciliation d’entreprise.

Pour commencer, il faut chercher si l’entreprise est belle est bien réelle, en recherchant la fiche d’entreprise sur les site web comme infogreffe, société.com, page jaune.

Il faut ensuite se renseigner sur les actionnaires, associés de celle-ci, via les statuts. Et rechercher ensuite des informations sur le gérant ou représentant légal de la société.

Par la suite, si la demande est effectuer sans rencontrer la personne, demander la photocopie de deux pièce d’identités, ou une authentification légale de l’une des pièce. Essayer aussi d’organiser une vidéoconférence pour voir la personne.

Si la personne souhaite se domicilier sans louer de bureaux, renseignez vous sur le type et le lieu d’activité de son entreprise et noté le dans son fichier client. Enfin, si la société qui faut la demande de domiciliation est devenue en partie ou totalement par une autre entreprise, chercher les activités et représentants légaux de ces entreprises, leurs lieux d’activités et autres renseignement. Pensez à toujours conserver le fruit de ces recherches dans le dossier client

L'essentiel contre blanchiment et terrorisme

Pièces justificatives à demandées en vue d’établir un contrat de domiciliation d’entreprise

  • Extrait Kbis de la société
  • Statuts constitutifs de l’entreprise
  • Photocopie pièce d’identité du représentant de l’entreprise (+ pièces d’identité des
  • Bénéficiaires effectifs : 25% des parts ou plus, à chercher dans les statuts).
  • N° de tél et adresse mail du représentant de l’entreprise.
  • Justificatif de domicile (moins de 3 mois) du représentant de l’entreprise.
  • Attestation d’assurance civile professionnelle
  • Pouvoir pour récupérer le courrier
  • Procuration postale (que le client doit signer en bureau de poste)
  • Attestation sur l’honneur comptable (lieu des documents comptables)

 

Après un délai d’un mois, si les documents ne sont pas transmis, le contrat de domiciliation est résilié.

domiciliation d’entreprise pour la LCB/FT

OBLIGATIONS de l’agence de domiciliation d’entreprise

Mettre à disposition un bureau ou salle de réunion 2H par mois par entreprise domiciliée.

Une fois par an, il faut faire une mise à jour des dossiers ainsi qu’une vérification de la validité des pièces justificatives.

Il faut également demander confirmation par les domiciliés du lieu de conservations des documents comptables et qu’il n’y a pas eu de changement sur leurs statuts, leurs activités, ou autre.

Enfin, il faut prévenir le centre des impôts (SIE), si les courriers recommandés des services fiscaux n’ont pas été pris par le domicilié.

Tous les trimestres :

Faire une liste des nouveaux contrats et des résiliations de contrats de domiciliation. Faire un recommandé avec accusé de réception à envoyer à :

  •  Centre des impôts (SIE)
  •  URSSAF (AV VITON)
  • Sécurité sociale des indépendants

* Photocopie du courrier à conserver.

Par la suite, une fois par an, avant le 15 Janvier, il faut envoyer la liste des domiciliés au 1er janvier : recommandé avec accusé de réception à envoyer à:

  • Centre des impôts (SIE)
  • URSSAF (AV VITON)
  • Sécurité sociale des indépendants

*Photocopie du courrier à conserver.

Pensez à informer le greffier du tribunal de commerce en cas de cessation d’une domiciliation.

Et pour finir, si un domicilié n’a pas récupéré son courrier pendant 3 mois, informer le greffier du tribunal de commerce et la chambre des métiers et de l’artisanat.

*Cas particuliers

Pour les demandes de domiciliation d’entreprises de pays figurant sur la liste des « pays à risques » du GAFI et les demandes de personnalités politiques, ou proche de personnalités politiques : REFUSEZ SYSTEMATIQUEMENT LA DOMICILIATION.

Lors de doutes ou soupçons sur l’activité d’un client domicilié, faire la procédure de déclaration à Tracfin.

Protocole interne de domiciliation d’entreprise pour la LCB/FT

L’essentiel contre blanchiment et terrorisme

Le système de gestion des risques est crucial pour combattre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. Il comprend les mesures techniques et organisationnelles utilisées par les professionnels pour repérer et signaler les activités suspectes à Tracfin. Grâce à ce système, ils peuvent détecter, analyser et contrer ces risques en mettant en place des mesures préventives, d’atténuation ou d’élimination.